Teambuilding: Wie echte Berührungspunkte auch im Home-Office entstehen

Die Personalabteilung steht vor großen Herausforderungen

Teamarbeit ist in vielen Büros ein wesentlicher Bestandteil kreativer Arbeitsprozesse. Bisher ließ sich das Teambuilding durch Sitzungen im Konferenzraum oder Grillabende auf der firmeneigenen Terrasse erreichen. Gewohnte Prozesse und Abläufe wurden durch die Pandemie auf den Kopf gestellt und müssen neu gedacht werden. Dass diese Entwicklungen nicht nur ein kurzlebiger Trend sind, zeigt unter anderem eine Studie der Universität zu Köln¹. Die Mehrheit der Mitarbeitenden wünscht sich eine stärkere Fokussierung auf ergebnisorientierte Arbeit, die dann auch nach der Pandemie an einigen Tagen in der Woche im Home-Office erledigt werden kann.

  • Wie können Mitarbeitende auch im Home-Office gefördert werden? 
  • Und wie können soziale Beziehungen und emotionale Bindungen auch auf Distanz entstehen? 
  • Wie kann Teambuilding auch digital gelingen? 

Diese Fragen stellen Personalabteilungen vor ganz neue Herausforderungen.

Neue Mitarbeitende werden nicht mehr richtig eingearbeitet

Personaler wissen, besonders neue Teammitglieder profitieren von einer engen Zusammenarbeit. Offizielle Anweisungen und Unterrichtungen können von Natur aus nicht alle Facetten der täglichen Arbeit abdecken. Es ist, als würden wir ein neues Brettspiel kennenlernen, so richtig verstehen wir die Regeln erst beim Spielen der ersten Runden. 

Neue Mitarbeitende brauchen den Erfahrungsschatz der Eingearbeiteten, um auch die kleinen Tricks und Kniffe, die Gewohnheiten und die Unternehmenskultur kennenzulernen. All das lässt sich unter der geflügelten Formulierung “learning on the job” zusammenfassen.

Doch was passiert, wenn es diese Phase nicht wirklich gibt? Findet die Einarbeitung ganz oder teilweise im Home-Office statt, fehlen diese wertvollen Einsichten in die Abläufe und Strukturen des Unternehmens. Wer in der Mitte des letzten Jahres neu eingestellt wurde, die Kolleginnen und Kollegen aber noch nie persönlich gesehen hat, könnte bis zum heutigen Tag nicht komplett eingearbeitet sein. Während kleine Fragen zu den Prozessen im gemeinsamen Teamraum schnell mal nebenbei gestellt werden konnten, bedarf es nun eines Anrufs oder einer Mail. Das baut eine zusätzliche Hürde auf und führt im schlimmsten Fall dazu, dass Fragen einfach nicht gestellt werden. Neue Mitarbeitende werden dann nicht mehr richtig eingearbeitet.

Nachfolgesicherung in Gefahr?

Was auf der einen Seite für das Onboarding wichtig ist, hat auch in der Nachfolgesicherung eine zentrale Bedeutung. Die Führungskräfte und Abteilungsleiter von morgen müssen erkannt werden, um sie gezielt zu fördern. Das setzt voraus, dass ihre individuellen Fähigkeiten in der Praxis gesehen werden.

Im Home-Office fehlen echte Berührungspunkte

Zu guter letzt brauchen Teams einfach den direkten Kontakt. Sie brauchen den Raum und die Zeit, soziale Beziehungen untereinander aufzubauen, denn nur so gelingt langfristig eine kreative und produktive Zusammenarbeit. Am Ende spiegelt sich das auch in der Zufriedenheit der Teammitglieder wider. Mitarbeitende, die sich isoliert fühlen, sind weniger zufrieden. Darin zeigt sich unser aller Bedürfnis nach emotionalen Beziehungen, auch im Berufsalltag. 

Der weitverbreitete “Flurfunk” mehr ist als nur der Austausch des neuesten Klatsch und Tratsch.“

Dass der weitverbreitete “Flurfunk” mehr ist als nur der Austausch des neuesten Klatsch und Tratsch unter Mitarbeitenden, wird vielen Angestellten im Home-Office schmerzlich bewusst. Neben dem persönlichen Kontakt fehlt es auch an kurzen Absprachen zwischendurch, wodurch Meetings in die Länge gezogen werden.

Einer Befragung der Universität zu Köln zufolge erschwert das die Weitergabe von Informationen, blockiert das Verfolgen spontaner Ideen und erschwert bürokratische Prozesse, denn der “kurze Dienstweg” ist nur noch selten eine Option. Kurzum: Viele Teams arbeiten nicht mehr richtig zusammen und verschiedene Bereiche arbeiten nicht mehr bereichsübergreifend.

Eingespielte Teams sind ein wichtiger Erfolgsfaktor. Sie sind motivierter, arbeiten effizienter und finden in herausfordernden Situationen schneller Lösungen. Darüber hinaus gilt der soziale Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen und das Vertrauen auf den Rückhalt aus dem Team – auch und besonders in arbeitsintensiven Phasen – als ein Schutzfaktor gegen Burnouts². Teambuilding ist mehr als nur ein Schlagwort. Doch viele Angestellte und Führungskräfte berichten davon, dass echte Berührungspunkte im Home-Office fehlen. 

Bedeutet das, Home-Office und Teambuilding sind nicht zu vereinbaren? Häufig fehlt es allen Beteiligten an echten Alternativen, die einen spürbaren Unterschied für das Miteinander machen. Die gute Nachricht lautet: Mit den passenden Strategien können Personalmanager auch aus dem Home-Office heraus für emotionale Verbindungen sorgen. Zuvor sollten wir uns die Frage stellen, was ein Team-Gefühl ausmacht.

Teambuilding Strategien für das Wir-Gefühl

Was braucht ein Team, um gut zu funktionieren? Sehr wahrscheinlich haben Sie schon vor langer Zeit von der viel besprochenen “Google-Studie” gehört. Bei Google stellte man sich die gleiche Frage und untersuchte daraufhin mehrere hundert interne Teams. Man vermutete, dass die Zusammensetzung der Teams eine zentrale Rolle spielt. 

  • Sollten Teammitglieder ähnliche Vorlieben und Persönlichkeitseigenschaften haben oder sich ergänzen? 
  • Sollten Sie die Expertise im gleichen Bereich haben? 
  • Treiben Top-Performer das Team voran oder werden sie ausgebremst? 

Am Ende stellte sich ein einziger Faktor als der entscheidende Punkt heraus. 

Wie sicher fühlst du dich?

Die psychologische Sicherheit stellte sich als der bedeutsamste Faktor für die Produktivität von Teams heraus. Egal, wie die Gruppen zusammengesetzt waren – wenn die einzelnen Mitglieder sich sicher fühlten, lieferten sie die besten Ergebnisse. Zu dieser Sicherheit zählt, sich frei äußern zu können, ohne negative Konsequenzen fürchten zu müssen. Dann werden auch die Gedanken eingebracht, die noch nicht zu Ende gedacht sind und können wichtige Impulse für das gesamte Team liefern. 

Alle Mitarbeitenden müssen sich sicher sein können, dass sie den Rückhalt des Teams haben. Dass sie sich gegenseitig respektvoll und aufmerksam gegenübertreten, Kritik konstruktiv äußern und alle als wertvolle Mitglieder der Gruppe wahrgenommen werden.

Dadurch entsteht die notwendige entspannte Atmosphäre, in der alle Beteiligten effektiv denken und arbeiten können. Es entsteht die Freiheit, ohne Angst Fragen zu stellen. Die psychologische Sicherheit ist die Grundlage aller anderen Faktoren, die das Team beeinflussen.

Die psychologische Sicherheit ist die Grundlage aller anderen Faktoren, die das Team beeinflussen.

Warum ist Smalltalk für das Teambuilding so wichtig?

“Wie geht es den Kindern?” “Hast du das gestern auch gesehen?” Wenn sich ein Team am Morgen trifft, ist der Smalltalk vorprogrammiert. In den ersten zehn Minuten werden die Erlebnisse der letzten Tage ausgetauscht oder wohin es in den nächsten Ferien in den Urlaub gehen soll. Vorausgesetzt, die psychologische Sicherheit ist gegeben. Diese informellen Gespräche sind ein wichtiger Bestandteil der Teamkultur. Noch bevor es um das aktuelle Projekt geht, sorgen diese informellen Gespräche für die Grundlage der Produktivität: das Wir-Gefühl. 

Haben sich beim Smalltalk alle “warm geredet”, geht es in die formellen Gespräche. Natürlich ist Ihnen längst klar, dass regelmäßige Updates zu allen Projekten innerhalb des Teams wichtig sind. Doch wussten Sie, dass diese formellen Gespräche gleichzeitig einen wichtigen Einfluss auf das Gruppengefühl haben? Es gibt den Mitgliedern des Teams das Gefühl, nichts verpasst zu haben und die zentralen Prozesse grundlegend einschätzen zu können. 

Teams müssen attraktiv sein

Ein Teil unserer Persönlichkeit strebt immer nach Anerkennung. Wir fühlen uns gern zu starken Gruppen zugehörig, die etwas in unseren Augen Richtiges tun. Die Mitgliedschaft wird umso attraktiver, je zufriedener alle Mitarbeitenden mit den anderen Gruppenmitgliedern sind. Sind die anderen Teammitglieder verlässlich? Ist das, was wir hier tun, in irgendeiner Form bedeutsam? Und hat die Arbeit des Teams positive Wirkungen auf das Unternehmen, die Branche oder die Gesellschaft? 

Je positiver wir die Gruppe einschätzen, desto selbstbewusster vertreten wir sie auch nach außen. Und desto mehr Leistung sind wir bereit zu geben. 

Digitale Räume bringen Hürden mit sich

Mit diesem Wissen im Hinterkopf wird Ihnen wahrscheinlich glasklar, warum Teambuilding im digitalen Raum so schwierig ist. Viele Angestellte sitzen jeden Tag in virtuellen Meetings, von denen viele eine E-Mail hätten sein können. Und trotz all der Meetings bleibt dabei keine Zeit für den informellen Austausch, den Smalltalk zwischendurch. Das macht es schwer, vertrauensvolle Beziehungen zu knüpfen und ein Wir-Gefühl aufzubauen. 

Zusätzlich ist die Technik häufig eine weitere Hürde. Ohne direkten Blickkontakt und das Lesen der Körpersprache der Anderen fehlen wichtige Bestandteile in der Kommunikation, wie wir sie gewohnt sind. Das erschwert den Aufbau der psychologischen Sicherheit. Verstärkt wird dieser Effekt von einer generellen Unsicherheit im Umgang mit digitalen Tools und dem physischen Equipment wie Mikrofon und Kamera. Die digitale Kommunikation ist nicht schlechter, doch sie ist anders. Und wir müssen lernen, auch im digitalen Raum für eine echte Team-Atmosphäre zu sorgen. 

So gelingt Teambuilding auch online

Wir müssen den Raum für wertvolle Beziehungen untereinander eröffnen, um Teambuilding zu ermöglichen. Das heißt, wir müssen für regelmäßige Interaktionen außerhalb von Projekten sorgen und dabei gemeinsame positive Erlebnisse schaffen. Diese drei Dinge können wir dafür ganz konkret tun:

  • Planen Sie aktiv Zeit für Zwischenmenschliches ein.
  • Lassen Sie soziale Interaktionen nebenbei passieren.
  • Schaffen Sie eine besondere Atmosphäre.

Planen Sie aktiv Zeit für Zwischenmenschliches ein

Oft ist es gar keine bewusste Entscheidung, soziale Interaktionen außen vor zu lassen. In den meisten Fällen wird sie schlicht und ergreifend vergessen. Immerhin ist unsere Zeit kostbar und es gibt immer viel zu tun. Doch wie mit allen Dingen, die wir aufschieben, wird es auch in diesem Fall nie den Punkt geben, an dem wir plötzlich mehr Zeit haben. Es gibt immer viel zu tun.

Umso wichtiger ist es, für Zwischenmenschliches aktiv Zeit einzuplanen. Eine Möglichkeit sind gemeinsame virtuelle Kaffeepausen für das Teambuilding. Alle Teammitglieder sind dabei eingeladen, sich zu einem bestimmten Zeitpunkt digital zu treffen. Das können Kaffeepausen, Stammtischrunden oder ein gemeinsames Mittagessen sein. Dieser Termin sollte in einem regelmäßigen Rhythmus stattfinden und ganz klar begrenzt sein, beispielsweise wöchentlich für eine Stunde. Wichtig ist, dass die Teilnahme in jedem Fall freiwillig erfolgen sollte. Nichts wäre schlimmer für die Stimmung beim Kaffee trinken als fünf Kollegen und Kolleginnen, die gelangweilt auf den Bildschirm starren. 

Diese Treffen sind dafür gedacht, das Plaudern in der Teeküche auszugleichen. Weil wir im digitalen Raum aber die Hemmung zu sprechen mitdenken müssen, brauchen wir ein klein wenig Vorbereitung. Um ohne größeres Schweigen am Anfang ins Gespräch zu kommen, ist es zu empfehlen, ein ungefähres Gesprächsthema zu definieren und allen im Vorfeld mitzuteilen. Diese Themen sollten für alle leicht zugänglich sein, sodass auch wirklich alle mitreden können. Zu den Evergreens gehören hier natürlich Hobbies, Urlaubspläne, Sport, Musik, Serien und so weiter. Je besser sich das Team bereits kennt, desto ausgefallener können die Themen natürlich werden. Wenn sich das Gespräch von diesem Thema löst, sollten Sie es einfach geschehen lassen. Der wichtigste Punkt ist, dass sich ein natürliches Gespräch entwickelt. 

Selbstverständlich können diese Treffen auch größer gedacht werden, um verschiedene Arbeitsbereiche in einen regelmäßigen Austausch kommen zu lassen.

Hat das Team Gefallen an diesen Treffen gefunden, sind sie vielleicht sogar offen für gemeinsame digitale Spielerunden. Es gibt im Internet eine Vielzahl von Spielen, die leicht zu erlernen und frei verfügbar sind. Beliebt sind beispielsweise Zeichenspiele, bei denen Begriffe von einer Person gezeichnet und von den anderen erraten werden müssen (ganz ála Activity). Keine Sorge, niemand kann zeichnen – Spaß macht es trotzdem. Zwei Beispiele für diese Art von Spielen sind www.skribbl.io und www.garticphone.com

Lassen Sie soziale Interaktionen nebenbei passieren

Im Gespräch darüber, wie Teambuilding auch aus dem Home-Office heraus gelingen kann, sagte eine langjährige HR-Mitarbeiterin folgenden Satz: “Es braucht keine gesonderten Happenings für sozialen Kontakt”. Was sie meinte, war, dass soziale Beziehungen während der Arbeit an gemeinsamen Projekten entstehen – also nebenbei. 

Es wird immer Menschen geben, die kein Interesse an virtuellen Kaffeepausen haben oder einfach nicht gern Spiele spielen. Und das ist okay und muss respektiert werden. Glücklicherweise gibt es genügend Alternativen, die Beziehungsebene auch in digitalen Arbeitskontexten mit einzubeziehen.

Eine einfache Methode sind Check In und Check Out am Anfang und Ende eines Meetings. Beim Check In können alle virtuell Anwesenden einen kurzen Statusbericht zu sich selbst abgeben. Was bewegt sie gerade? Mit welcher Stimmung starten sie in das Meeting? Analog gibt es den Check Out am Ende, bei dem es um die Stimmung nach dem Meeting und den Plänen für den restlichen Tag gehen kann. Planen Sie für jede der Phasen mindestens fünf Minuten ein. Was genau an diesen Stellen gefragt und besprochen wird, ist vielfältig. Wichtig ist hierbei vielmehr, dass überhaupt über Persönliches gesprochen wird. Doch das ist nicht immer der Fall, besonders dann, wenn noch keine sozialen Beziehungen etabliert sind.

In dieser Situation können etwas ausgiebigere Veranstaltungen hilfreich sein. Und das, ohne dass dafür ein eigenes Happening für Soziales stattfindet. Eine gemeinsame Online-Weiterbildung vereint zwei Effekte: das Team erweiterte seine methodischen Kompetenzen und baut gleichzeitig soziale Beziehungen untereinander auf. Das funktioniert natürlich nur, wenn die Weiterbildung interaktiv aufgebaut ist und darauf setzt, dass die Teilnehmenden in Kleingruppen an Aufgaben arbeiten.

Gerade digitale Weiterbildungen müssen alle Anwesenden mit einbeziehen. Online konkurrieren Workshops mit Social Media, dem E-Mail-Postfach und den Urlaubsfotos, die dringend noch sortiert werden müssen. Gute Online-Workshops zeichnen sich deshalb durch eine hohe Interaktivität, kurze Inputs und kleinschrittiges Lernen mit hohem Anwendungsanteil aus. Während der Bearbeitung von Aufgaben in diesem Setting kommen die Teammitglieder ganz automatisch miteinander ins Gespräch, lernen die Denkweise der anderen kennen und können sich schrittweise annähern. Und das Beste ist: Es fühlt sich nicht künstlich erzeugt an. 

Echte Berührungspunkte sind auch online möglich

Home-Office muss noch lange nicht bedeuten, dass soziale Beziehungen und Teambuilding zu kurz kommen. Wie so oft ist es eine Frage der Herangehensweise und des Einfallsreichtums. Sorgen Sie dafür, dass 1. in Ihrem Online-Teammeeting in der nächsten Woche Zeit für Persönliches bleibt, 2. Sie Ihrem Team in separaten Treffen die Gelegenheit zum Kennenlernen und Netzwerken geben und 3. Sie digitale Weiterbildungen planen, in denen Raum zum Teambuilding bleibt. So kann der direkte Kontakt zwischen Mitarbeitenden auch online entstehen und Sie sind einen guten Schritt weiter. 

Quellen

¹Neumann, J., Lindert, L., Seinsche, L., Seike, S., Pfaff, H. (2020). Homeoffice- und Präsenzkultur im öffentlichen Dienst in Zeiten der Covid-19-Pandemie – Ergebnisbericht August. Köln: IMVR – Institut für Medizinsoziologie, Versorgungsforschung und Rehabilitationswissenschaft der Humanwissenschaftlichen Fakultät und der Medizinischen Fakultät der Universität zu Köln. Abgerufen unter: https://kups.ub.uni-koeln.de/11744/1/Homeofficekultur%20im%20oeffentlichen%20Dienst%20in%20Zeiten%20von%20Corona_Ergebnisbericht.pdf

²Holz, M., Zapf, D., Scheppa-Lahyani, M. (2019). Teamarbeit, soziale Konflikte und Mobbing. In: Knieps, F., Pfaff, H. (Hrsg.) BKK Gesundheitsreport 2019. Berlin: MWV Medizinisch Wissenschaftliche Verlagsgesellschaft Berlin. (231 – 238). Abgerufen unter: https://www.bkk-dachverband.de/fileadmin/Artikelsystem/Publikationen/2019/BKK_Gesundheitseport_2019_eBook.pdf

Mein erster Telefonworkshop

Wir können dich nicht hören, Erik. Sichtlich gestresst, versucht die Lehrerin an den Lautsprechern ihres Laptops irgendetwas zu finden, was das Problem lösen könnte. “Sicher, dass dein Mikro funktioniert?” Natürlich bin ich sicher. Seit einem halben Jahr feile ich an meiner Studio-Ecke im Arbeitszimmer. Die Frage trifft mich etwas zu sehr. 🙃 “Mein Mikro funktioniert.”, tippe ich in den Chat. 

Es ist Montagmittag und ich bin eingeladen, mit einer Abi-Klasse über wissenschaftliches Präsentieren zu reden. Schon die Ausgangssituation war.. herausfordernd: Die Schülerinnen und Schüler sitzen im Klassenraum, während ich über den Online-Meeting-Dienst Adobe Connect zugeschalten werde. Diese hybride Unterrichtsform schafft ganz eigene Herausforderungen, denn dadurch sind wir nicht nur nicht in einem Raum, sondern uns fehlen zusätzlich noch die Vorteile digitaler Workshops, wie virtuelle Whiteboards. Ich hab mich trotzdem darauf eingelassen, denn Präsentieren ist für mich ein leidenschaftliches Thema, über das ich sehr gern spreche. Wenn ich denn gehört werden kann – und daran schien der Workshop gerade zu scheitern.

“Hast du noch ein anderes Mikro, das du probieren kannst?” Am Tag zuvor habe ich mit diesem Mikro einen Podcast aufgenommen – daran liegt es nun wirklich nicht. Ich schüttle den Kopf und mache mich darauf gefasst, den Workshop an dieser Stelle abzubrechen. Doch es entsteht noch eine letzte Idee: Die Lehrerin ruft mich auf dem Handy an und legt mich in die Mitte des Klassenraumes. Und so kam es dazu, dass ich diesen Workshop über die Freisprechfunktion des Telefons der Lehrerin gegeben habe. 😅

Wie das funktioniert hat? Naja, mit Humor genommen ganz gut. Die Klasse konnte mich hören und meine Folien über den Beamer sehen – ich hingegen konnte nur diejenigen hören, die dicht genug am Telefon saßen.  So haben wir eine Stunde lang über das Präsentieren geredet. Es kommt in solchen Situationen darauf an, die Ruhe zu bewahren. Wie kann ich trotz der Umstände interaktiv arbeiten? Was können die Teilnehmenden trotz dieser Umstände mitnehmen? Am Ende gab es dennoch viele (akustische) Interaktionen, zwei Gruppenaufgaben und wir haben viel miteinander gelacht. Im Nachhinein hat mir die Klasse übrigens noch ein Gruppenfoto geschickt und sich für den Input bedankt. 😊

Doch es hätte auch ganz anders laufen können. Deshalb zwei Gedanken:

Liebe Organisator*innen, bitte testet eure Technik vor dem Workshop. Holt euch technikaffine Menschen hinzu, die euch gegebenenfalls bei der Einrichtung beraten können.
Liebe Schulen, bitte betrachtet eure digitale Infrastruktur stärker aus der didaktischen Perspektive. (Wer, wenn nicht ihr?) Was nützt euch ein datenschutzkonformes Programm, wenn es für die Lehre nicht einsatzfähig ist?

Wir unter blauen Dächern arbeiten für didaktisch sinnvolle digitale Bildung und stehen euch sehr gern zur Seite!